Políticas

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, El Hotel el Virrey Central, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades académicas, culturales, comerciales o laborales. El Hotel el Virrey Central manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. 

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Para GRUPO EL VIRREY S.A.S. la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes es muy importante. Para esto hemos diseñado una política de almacenamiento y tratamiento de la información que nuestros clientes suministran a través de los diversos canales de comercialización de nuestros productos y servicios (tales como sitios web, call centers), y estamos comprometidos con la protección y manejo adecuado de los mismos, conforme el régimen legal de protección de datos personales. 

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DATOS PERSONALES - GRUPO EL VIRREY S.A.S.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES 

ARTÍCULO 1. DEFINICIONES. 

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por: 

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 

f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. 

ARTICULO 2. OBJETO. 

El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza GRUPO EL VIRREY S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en el marco de lo establecido en la ley. Todo lo anterior en cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 

ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. 

El presente manual será aplicable a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas por GRUPO EL VIRREY S.A.S., esto es, a las bases de datos de nuestros huéspedes, visitantes, clientes y proveedores, que nos suministren sus datos para fines comerciales. 

La información que recolecta GRUPO EL VIRREY S.A.S. puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos: 

•   Nombres y apellidos. 

•   Tipo y número de identificación. 

•   Nacionalidad y país de residencia. 

•   Fecha de nacimiento y género. 

•   Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o  discapacitados solicitantes de nuestros servicios. 

•   Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales). 

•   Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales). 

•   Profesión u oficio 

•   Compañía en la que labora y cargo. 

•   Procedencia y destino 

•   Motivo de su viaje 

•   Información de tarjeta(s) de crédito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento). 

•   Datos personales del tarjetahabiente (nombres y apellidos, tipo y número de identificación). 

•   Información del domicilio donde el tarjetahabiente recibe sus extractos bancarios. 

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores al aceptar esta Política de Privacidad. 

ARTÍCULO 4. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN. 

Nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de GRUPO EL VIRREY S.A.S. y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S. presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad del huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad. 

ARTÍCULO 5. LEGISLACIÓN APLICABLE. 

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las ordenanzas de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto número 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”. 

ARTICULO 6. INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES MENORES DE EDAD. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S. velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales. 

ARTICULO 7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad. 

Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que GRUPO EL VIRREY S.A.S. realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento. 

Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio. 

Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de sistemas de reservas, agencias de viajes, call centers, entidades bancarias, aseguradoras. 

Adicionalmente, nuestros viajeros, clientes y usuarios, en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, nos autorizan para: 

•    Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de sus productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que GRUPO EL VIRREY S.A.S. mantengan una relación de negocios. 

•    Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por sus viajeros, clientes y usuarios. 

•    Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos. 

•    Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información. 

•    Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados. 

CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN 

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. 

La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de GRUPO EL VIRREY S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. GRUPO EL VIRREY S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. 

Con la mencionada autorización, el cliente acepta las políticas y condiciones que se establecen en el presente documento. 

ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. 

La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de recolección de datos de GRUPO EL VIRREY S.A.S. 

Así, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por el titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2102. 

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. 

CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES 

​ ARTÍCULO 10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRUPO EL VIRREY S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento. 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRUPO EL VIRREY S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento. 

c) Ser informado por GRUPO EL VIRREY S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento. 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

ARTÍCULO 11. DEBERES DE GRUPO EL VIRREY S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S.. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. 

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 GRUPO EL VIRREY S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes: 

a)    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b)    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

c)    Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos. 

d)    Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. 

e)    Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal. 

f)    Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

g)    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 

h)    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

i)    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

CAPÍTULO IV  PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN 

ARTÍCULO 13. DERECHO DE ACCESO: 

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. 

Asimismo, el titular tiene derecho a solicitar su rectificación en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o de su representante o apoderado lo solicite según lo previsto en la Ley 1581 de 2012. 

Los clientes y usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico: reservas@hotelelvirrey.com y a través del teléfono 3341150, de conformidad con esta Política de Privacidad. 

Debe incluir en la solicitud los siguientes datos: 

•    Nombres y apellidos. 

•    Tipo de documento. 

•    Número de documento. 

•    Teléfono. 

•    Correo electrónico. 

•    País. 

•    Asunto. 

ARTÍCULO 13. RESPUESTA A CONSULTAS. 

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

ARTÍCULO 14. RECLAMOS. 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

1. El reclamo lo podrá presentar el Titular en los formatos que al efecto dispone GRUPO EL VIRREY S.A.S. en su registro Hotelero. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia la Compañía recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene GRUPO EL VIRREY S.A.S. una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

ARTÍCULO 15. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. 

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al GRUPO EL VIRREY S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: 

​ • El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. 

​ • Su representante, previa acreditación de la representación. 

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. 

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por GRUPO EL VIRREY S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información: 

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta 

2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. 

3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. 

4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. 

PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S. utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. ​ 

Cada vez que GRUPO EL VIRREY S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web. 

PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS. 

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a GRUPO EL VIRREY S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: 

a.) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. 

b.) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. 

c.) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GRUPO EL VIRREY S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: 

• La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales GRUPO EL VIRREY S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. 

ARTÍCULO 16. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán comunicarse con GRUPO EL VIRREY S.A.S., mediante correo electrónico: info@hotelelvirrey.com o a través del teléfono 3341150 

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que GRUPO EL VIRREY S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. 

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a GRUPO EL VIRREY S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que GRUPO EL VIRREY S.A.S. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 

CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 

ARTÍCULO 17. MEDIDAS DE SEGURIDAD. 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GRUPO EL VIRREY S.A.S. ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

No obstante lo anterior el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables – ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras.  GRUPO EL VIRREY S.A.S. hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información. 

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos: 

a)    Los terceros contratados por GRUPO EL VIRREY S.A.S., estarán obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos. 

b)    Todo contrato de GRUPO EL VIRREY S.A.S. con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma. 

c)    Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.   

d)    Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012. 

e)    Funciones y obligaciones del personal. 

f)    Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan. 

g)    Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias. 

h)    Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. 

i)    Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente 

j)    Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.   

k)    El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo. 

l)    El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales 

CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES 

ARTÍCULO 19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. 

GRUPO EL VIRREY S.A.S. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. ​ 

ARTICULO 20. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES. 

 La información suministrada por los clientes y usuarios permanecerá almacenada hasta por el término de quince (15) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.  

SERVICIOS Y PAGO 

El hotel se compromete a que la habitación reservada esté disponible y a proporcionar los servicios contratados por el huésped.  

El huésped se compromete a pagar al hotel el importe convenido por el servicio de alojamiento y de los otros servicios contratados, cancelando el primer día de alojamiento por anticipado al momento del registro y los siguientes por medio de abonos diarios. El huésped declara que ha sido informado de las tarifas, cánones y en general precios de las habitaciones por noche.   

DISPONIBILIDAD, ENTRADA Y SALIDA DE LAS HABITACIONES 

La hora de entrada (check-in) a la habitación está definida a las 03:00 PM (15:00 horas). Antes de esta hora el hotel no se compromete a habilitar el ingreso a la habitación.  

La hora de salida de la habitación (check-out) está definida a la 12:00 PM (12:00 horas). El periodo de tiempo comprendido entre una y otra hora corresponde a la noche hotelera. El ingreso anticipado o la salida con posterioridad a la hora indicada estará sujeta a disponibilidad y el huésped deberá pagar el valor correspondiente.  

RESPONSABILIDADES DEL HOTEL Y DE LOS CLIENTES 

El hotel no responderá ante el cliente de los objetos de valor que no hayan sido puestos bajo la custodia de la administración. El hotel recomienda hacer uso de las cajillas de seguridad a disposición del huésped. Asegúrate de tener todas tus pertenencias contigo. El hotel NO se responsabiliza por pérdidas o robo de pertenencias en nuestras instalaciones. 

El servicio de parqueadero es un servicio adicional y estará sujeto a disponibilidad. El hotel NO se responsabiliza por daños o hurtos que puedan ocurrir en el estacionamiento. 

El cliente responderá por el inventario de elementos para su uso en las habitaciones y se compromete a asumir el costo correspondiente por faltantes o daños a estos elementos. Asimismo, por los daños o perjuicios ocasionados a las instalaciones del hotel – habitaciones y zonas comunes. 

El cliente se compromete a acatar la Resolución 1956 del Ministerio de la Protección Social por medio de la cual se prohíbe fumar en todas las instalaciones del hotel, incluyendo al interior de las habitaciones. Si el huésped fuma en la habitación, por cada día que lo haga deberá pagar el costo en el que debe incurrir el hotel para desodorizar y limpiar la habitación, que se estima en una suma equivalente a USD 100, liquidados a la tasa representativa del mercado del día del pago. 

El hotel rechaza y no permite la explotación sexual ni cualquier forma de abuso sexual. El cliente se compromete a acatar la Ley 679 de 2001 que busca prevenir y contrarrestar la explotación, la pornografía y el turismo sexual con menores, en desarrollo del artículo 44 de la Constitución Política Colombiana. El hotel se reserva el derecho de entrada a la habitación si considera que existe riesgo en el acatamiento de la mencionada ley.  

El hotel está en contra del tráfico de flora, fauna y bienes culturales, según la normatividad vigente, siendo responsable con la protección de los recursos naturales y la promoción de comportamientos responsables con el medio ambiente y la cultura. Ley 17 de 1981 tráfico ilícito de flora y fauna y ley 397 de 1997 trafico de bienes culturales. 

El huésped deberá registrar en la recepción del hotel a todos los acompañantes o invitados que se dirijan a su habitación y pagar el canon o valor correspondiente por cada uno de ellos, si se extiende del horario de visitas.  

El hotel rechaza cualquier forma de discriminación, distinción, exclusión, restricción o preferencia por motivos de género, raza, color, origen nacional o étnico, religión, opinión política o por cualquier otro motivo o condición que tenga como propósito o que produzca como efecto deteriorar, restringir o limitar el goce completo de los derechos y libertades fundamentales.  

El hotel pone a su disposición acceso gratuito internet. El huésped se hace responsable por el buen y legal uso del mismo y exonera al hotel de cualquier responsabilidad por el incumplimiento de las normas legales vigentes. 

Código: P-SG-002 

EL HOTEL EL VIRREY CENTRAL ubicado en la Ciudad de Bogotá se compromete a mitigar todos los impactos negativos que afectan al entorno natural por el desarrollo de su operación y a optimizar el uso de los recursos naturales. 

Así mismo se compromete a promover y conservar el patrimonio cultural de la región, divulgando de manera responsable las tradiciones y atractivos turísticos de la región. 

También se compromete a proteger y a apoyar la comunidad del destino implementando buenas prácticas sostenibles, respetando los derechos de todos los actores y velando por el cumplimiento de sus deberes; previniendo impactos negativos como la ESCNNA asociada a los viajes y el turismo. 

Para esto contará con una base de colaboradores y proveedores locales comprometidos con la conservación del ambiente la cultura y el desarrollo social. 

CONSIDERACIONES GENERALES

Conscientes de la importancia que tiene la protección y el buen manejo de la información personal suministrada los titulares de la información, AVIA SOLUCIONES HOTELERAS, - en adelante AVIANET, quien actúa como responsable de la información recibida, ha diseñado la presente política y procedimientos que en conjunto permiten hacer un uso adecuado de sus datos personales.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual desarrolla el derecho fundamental al hábeas data, referido al derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos y en archivos tanto de bases públicas como privadas, lo cual se relaciona indefectiblemente con el manejo y tratamiento de la información que los receptores de información personal deben tener en cuenta. Dicho derecho se ha desarrollado mediante la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con base en los cuales AVIANET en calidad de RESPONSABLE de los datos personales que recibe, maneja y trata la información y procede así a expedir la presente política de tratamiento de datos personales, la cual se pone en conocimiento del público para que conozcan la manera como AVIA trata su información. Lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales es de obligado cumplimiento por parte de AVIANET, sus administradores, trabajadores, contratistas y terceros con los que AVIANET entable relaciones de cualquier índole.

OBJETIVO

Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes AVIANET ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.

• Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

• Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o archivos.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

Para efectos de la presente política, AVIANET advierte el carácter facultativo que tiene el titular del dato personal para suministrar este tipo de información en los casos en los cuales, eventualmente, puedan solicitarse.

• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.).

Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

• Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

• Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

• Responsable del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

• Estar “Autorizado”, es AVIANET y todas las personas bajo la responsabilidad del mismo, que por virtud de la autorización y de la Política tienen legitimidad para someter a tratamiento los datos personales del titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

• “Habilitación” o estar “Habilitado”, es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue AVIANET a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a tales terceros en encargados del tratamiento de los datos personales entregados o puestos a disposición.

• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.

• Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren la información.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En consecuencia, se aplican para efectos de la presente política, los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley.

• Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida:strong> El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Todo nuevo proyecto al interior de la Organización, que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado con la Gerencia de Seguridad de la Información, que es la persona y dependencia encargada de la función de protección de datos para asegurar el cumplimiento de la política y de las medidas necesarias para mantener la confidencialidad del dato personal.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

En concordancia con las disposiciones legales vigentes, son derechos de los titulares de la información personal los siguientes:

• Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a AVIANET respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.

• Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a AVIANET salvo en aquellos casos en los que legalmente el responsable está liberado de tener autorización para tratar los datos del titular.

• Derecho a ser informado por AVIANET previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data.

• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que AVIANET no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.

• Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con AVIANET.

La información y/o datos personales que recolectamos de usted, son los siguientes:

Tipo de persona:

Natural: nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, género, estado civil y fecha de nacimiento, correo electrónico, datos financieros (cuentas bancarias).

Jurídica: razón social, NIT, dirección, teléfono, celular, correo electrónico, país, ciudad, datos financieros (cuentas bancarias).

Información necesaria para facilitar el viaje u otros servicios, incluyendo preferencias como clase de viaje, nombres y apellidos de pasajeros (tipo de documento, número de documento, fecha de nacimiento, nombre, apellido, género, email, nacionalidad, fecha de expiración del pasaporte), contactos para casos de accidente o cualquier otra anomalía (nombres y apellidos, teléfono).

Datos del tarjetahabiente: tipo de documento, número de documento, teléfono, dirección, email, nombres, número de tarjeta, fecha de vencimiento y banco.

Solicitud de cotización: nombres, apellidos, teléfonos, ciudad y email.

Información del viaje: tipo de solicitud, destino, fecha de salida, duración, número de adultos, número de niños, edad, categoría de hotel, alimentación, servicios adicionales, servicio de transporte, presupuesto por persona.

Escríbale a Yadira Rodríguez Guerrero: nombres, apellidos, cédula, dirección, teléfono (fijo o celular), ciudad y correo electrónico.

Chat “ayuda en línea”: nombre, correo electrónico, cual ¿es su pregunta?

Evalué nuestro sitio: su opinión es muy importante para nosotros mejorar continuamente nuestros canales de atención: nombres, apellidos, email, teléfonos y ciudad.

Solicitud de reclamación: nombres, apellidos, número de identificación, dirección, teléfonos, ciudad, email y comentarios.

Reporte de problemas técnicos: nombres, apellidos, dirección, teléfonos, ciudad, email y comentarios.

Datos biométricos: imágenes, video, audio, huellas dactilares que identifiquen o hagan identificable a nuestros clientes, usuarios o cualquier persona que ingrese o se encuentre o transite en cualquier lugar que AVIANET haya implementado dispositivos de captura de dicha información.

Estos datos puedes ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centro de procesamiento de datos ya sean propios o contratados con proveedores, localizados en distintos países, lo cual es autorizado por nuestros clientes/usuarios, al aceptar la presente política de tratamiento y protección de los datos personales.

AVIANET se reserva el derecho a mejorar, actualizar, modificar, suprimir cualquier tipo de información, contenido, dominio o subdominio, que pudiera aparecer en el sitio web, sin que exista obligación de preaviso, entendiéndose como suficiente con la publicación en los sitios web de Aviatur. Para la solución de peticiones legales o internas y para la prestación u ofrecimiento de nuevos servicios o productos.

TRATAMIENTO, ALCANCE Y FINALIDADES

• AVIANET informa a los titulares que los datos recolectados de nuestros clientes, contratistas y proveedores podrán ser utilizados para las siguientes finalidades. El tratamiento podrá realizarlo AVIANET directamente o por intermedio de sus contratistas, consultores, asesores y/o terceros encargados del tratamiento de datos personales, para que lleven a cabo cualquier operación o conjunto de operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, clasificación, transferencia y transmisión (el “Tratamiento”) sobre la totalidad o parte de sus datos personales:

• La sustentación de la relación contractual establecida con AVIANET.

• La prestación de servicios relacionados con los productos y servicios ofrecidos.

• La realización de todas las actividades relacionadas con el servicio o producto, se incluirá en una lista de correos electrónicos para el envío del boletín.

• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios y productos adquiridos, y notificarle sobre nuevos servicios o productos.

• Gestionar sus solicitudes, aclaraciones, e investigaciones.

• Elaborar estudios y programas que son necesarios para determinar hábitos de consumo

• El afinamiento de los filtros de seguridad y las reglas de negocio en las transacciones comerciales; confirmar, procesar dichas transacciones, con su entidad financiera, con nuestros proveedores de servicios y con usted mismo.

• Realizar evaluaciones periódicas de nuestros productos y servicios a efecto de mejorar la calidad de los mismos.

• El envío, por medios tradicionales y electrónicos, de información técnica, operativa y comercial de productos y servicios ofrecidos por AVIANET, sus asociados o proveedores, actualmente y en el futuro.

• La solicitud de encuestas de satisfacción, que no queda obligado a contestar.

• Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, alianzas comerciales o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas. La transmisión y transferencia podrá efectuarse incluso a terceros países que pueden tener un nivel de protección diferente respecto del colombiano, cuando sea necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones.

• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por AVIANET con sus clientes al momento de adquirir nuestros servicios y productos.

• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.

• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de AVIANET.

• Efectuar consultas en distintas bases de datos y fuentes autorizadas (como listas OFAC, ONU, entre otras) necesarias para el control y prevención de fraudes o delitos relacionados con el lavado de activos, de acuerdo con nuestras políticas de prevención y gestión de riesgos - SARLAFT.

• 

• Los datos recolectados de nuestros trabajadores:

• Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por AVIANET con los trabajadores titulares de la información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales, y demás consagradas en el contrato de trabajo y normatividad laboral vigente.

• Informar al trabajador las novedades que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo y hasta después de su finalización.

• Evaluar la calidad de los servicios que brindamos.

• Realizar estudios internos sobre los hábitos del trabajador titular de la información o solicitar información personal para el desarrollo de programas o sistemas de gestión.

• Realizar los descuentos de nómina autorizados por el trabajador.

• Gestionar sus solicitudes, administración de actividades, aclaraciones e investigaciones.

• Mercadeo y venta de nuestros productos y servicios.

• El envío, por medios tradicionales y electrónicos, de información técnica, operativa y comercial de productos y servicios ofrecidos por asociados o proveedores, actualmente y en el futuro.

• Elaborar estudios y programas que son necesarios para determinar hábitos de consumo.

• Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, alianzas comerciales o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas. La transmisión y transferencia podrá efectuarse incluso a terceros países que pueden tener un nivel de protección diferente respecto del colombiano, cuando sea necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones.

• La solicitud de encuestas, que el cliente no queda obligado a contestar.

• Trasladar bien a título de transmisión o de transferencia, la información recibida a todas las entidades judiciales y/o administrativas cuando ello sea necesario para el cumplimiento de los deberes como empleador para cumplir las obligaciones propias de orden laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos.

• Trasladar la información personal del empleador a los terceros que legítimamente tengan la facultad de acceder a dicha información, lo cual incluye, pero no se restringe a las empresas del Grupo Empresarial Aviatur Ltda.

• Entregar bien a título de transmisión o transferencia la información personal del trabajador atodas las entidades que tengan relación con el cumplimiento del responsable en su calidad de empleador.

• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de AVIATUR y sus obligaciones laborales adquiridas en virtud de la celebración del contrato de trabajo o por ministerio de la ley.

• Efectuar consultas en distintas bases de datos y fuentes autorizadas (como listas OFAC, ONU, entre otras) necesarias para el control y prevención de fraudes o delitos relacionados con el lavado de activos, de acuerdo con nuestras políticas de prevención y gestión de riesgos - SARLAFT.

• El tratamiento de los datos personales se realizará previa autorización del titular del dato, salvo en los eventos en los cuales el dato es de naturaleza pública. Para esto, se ha implementado un formato de autorización para el tratamiento de datos, el cual deberá ser diligenciado por el titular de la información en el momento mismo en que entrega su información personal. En dicha autorización se explica el alcance y las finalidades del tratamiento de los datos personales, se hace alusión a la autorización por otro, los datos de menores de edad y datos sensibles, así como también se define el canal de atención de los titulares que desean ejercer los derechos contemplados dentro del hábeas data y, se indica el lugar en el cual se encuentra alojada la presente política. Para efectos de adelantar el tratamiento de los datos, AVIANET emplea todas las actividades tendientes a conservar la confidencialidad de la información.

La autorización se obtendrá a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades presenciales o por medio de redes sociales, etc. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó autorización para el tratamiento de su información.

• Si usted nos suministra información personal sobre una persona distinta a usted, como su cónyuge o un compañero de trabajo, entendemos que usted cuenta con la autorización de dicha persona para suministrarnos sus datos; y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la identidad del usuario/cliente, ni veracidad, vigencia, suficiente y autenticidad de los datos de cada uno de ellos, proporcione. En virtud de lo anterior, no asumimos responsabilidad por daños o prejuicios de toda naturaleza que pudiera tener origen en la falta de veracidad, homonimia o a la suplantación de la información de la identidad.

• Dado que AVIANET, pertenece al Grupo Empresarial Aviatur, su información personal puede ser compartida a título de trasferencia o trasmisión con las empresas del grupo, los socios comerciales y/o terceros proveedores involucrando (los sistemas de reserva de vuelos, hoteles, coches, validadores de seguridad transaccional, bancos, redes financieras, servicios turísticos), dichos procesos pueden llevarse a cabo en diferentes lugares del que se contrata el servicio o producto turístico adquirido, con las mismas finalidades que se han indicado para la recolección de los datos personales. Dichas entidades están obligadas a cumplir los acuerdos de confidencialidad, transmisión o transferencia correspondientes.

• Los Datos Personales recolectados serán objeto de tratamiento manual o automatizado eincorporados a los correspondientes ficheros o bases de datos (en adelante, el "Fichero"), bien sea en calidad de encargado del tratamiento y responsable de la protección de los datos. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

• Cuando al momento de prestar el servicio el titular se encuentre acompañado de menores de edad o de personas consideradas con discapacidad, y en los que se produzca la recolección de sus datos personales, AVIANET solicitará siempre la autorización de quien tenga la representación legal del menor. Ahora bien, si se entrega información personal de la población aquí mencionada sin ser el representante legal, usted manifiesta que cuenta con la autorización del representante legal respectivo, asumiendo directamente la responsabilidad que ello acarrea. AVIANET propenderá porque en todo momento se respeten los derechos de los mismos, y su interés superior y prevalente. El representante deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los menores de edad. Se informa a los representantes, del carácter facultativo de responder preguntas sobre datos de los menores de edad. Los datos de los menores de edad, comprendidos en una categoría especial de protección, se tratarán conforme lo dispone la legislación aplicable en la materia y de acuerdo con lo dispuesto en nuestra política de datos personales.

• Las empresas del Grupo Empresarial Aviatur han adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, y ha instalado todos los medios y medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y sustracción ilegítima de los datos personales facilitados a AVIANET, no obstante, el titular debe ser consciente que las medidas de seguridad en Internet no son inquebrantables.

• Si usted elige eliminar su información, en la medida de lo permitido por la ley, conservaremos en nuestros archivos cierta información personal con el objeto de identificar contable y tributariamente los datos de las transacciones realizadas, prevenir el fraude, resolver disputas, investigar conflictos o incidencias, hacer cumplir nuestros términos y condiciones de uso y cumplir con requisitos legales.

No obstante, en el momento en que usted decida revocar su autorización, la información alojada no será utilizada para las finalidades aquí previstas, solamente en los términos estrictamente necesarios y definidos en el párrafo anterior.

• Riesgos de Seguridad que debe tener en cuenta cuando realiza transacciones en Internet:

• Se puede presentar que un usuario sea engañado por medio de correos electrónicos o algún engaño de servidores DNS, para visitar un sitio falso que presente el mismo diseño, pero donde los datos de la tarjeta sean cargados en el sistema falso, robando información de la tarjeta habiente. Por lo cual es importante generar la cultura, que los usuarios para realizar transacciones deben entrar directamente por los dominios conocidos para disminuir los riesgos.

• Se puede presentar que el computador donde el usuario este realizando la transacción, tenga instalado sin conocimiento previo, algún software espía o mal intencionado que capture todo lo digitado por el teclado o capture información de dispositivos de entrada y sean enviados a alguna red o host en internet. Por lo anterior, se recomienda en lo posible que la transacción sea realizada en el computador de la casa o la oficina.

• Se podría presentar suplantación del titular que el titular se niegue haberlo enviado y/o recibido la transacción y sea utilizada por un tercero.

• Se recomienda que desde el equipo donde realizan transacciones electrónicas, tenga un antivirus actualizado y activo para mitigar los riesgos de fraude.

• Si la información personal fue recolectada o suministrada con anterioridad al 30 de julio de 2013 y usted no manifestó su oposición para que sus datos personales sean transferidos, se entenderá que ha otorgado su consentimiento. En el evento en que desee ratificar su consentimiento o manifestar su negativa lo puede indicar a través del siguiente correo electrónico privacidad@aviasolucioneshoteleras.com.

• Al igual que otros sitios web, AVIANET utiliza ciertas tecnologías, tales como cookies, y device fingerprinting, que nos permiten hacer de su visita a nuestro sitio más fácil y eficiente, suministrándole un servicio personalizado y reconociéndole cuando usted vuelva a nuestro sitio. Para efectos del presente Aviso de Privacidad "cookies" se identificará como los archivos de texto de información que un sitio web trasfiere al disco duro de la computadora de los usuarios con el objeto de almacenar ciertos registros y preferencias.

• Los sitios web pueden permitir publicidad o funciones de terceros que envíen "cookies" a las computadoras de los titulares.

• Las cookies se asocian únicamente con un usuario anónimo y su ordenador, y no proporcionan por sí el nombre y apellidos del mismo, en muchos casos, usted podrá navegar por cualquiera de los sitios web de AVIANET anónimamente. Cuando usted accede a cualquier sitio web de AVIANET, se graba su dirección IP (la dirección de Internet de su ordenador), para que nos dé una idea de qué partes del sitio web visita y cuánto tiempo pasa en cada sección. No unimos su dirección IP a ninguna información personal suya, salvo que usted se haya registrado con nosotros y haya entrado al sistema utilizando su perfil.

• Por ello, es posible que en determinadas aplicaciones AVIANET reconozca a los usuarios después de que éstos se hayan registrado por primera vez, sin que se tengan que registrar en cada visita para acceder a las áreas y servicios o productos reservados exclusivamente a ellos.

• En otros servicios será necesaria la utilización de determinadas claves de acceso, e incluso el uso de un certificado digital, en las características que se determinen.

• Las cookies utilizadas no pueden leer los archivos cookie creados por otros proveedores. AVIANET cifra los datos identificativos del usuario para mayor seguridad.

• Para utilizar el sitio web de AVIANET, no resulta necesario que el usuario permita la instalación de las cookies enviadas por AVIANET, sin perjuicio de que en tal caso será necesario que el usuario se registre en cada uno de los servicios cuya prestación requiera el previo registro.

TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

AVIANET podrá realizar la transferencia de datos a otros responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

TRANSMISIÓN INTERNACIONAL Y NACIONAL DE DATOS A ENCARGADOS

AVIANET podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera de la República de Colombia en los siguientes casos: a) Cuando cuente con autorización de titular y b) cuando sin contar con la autorización exista entre el responsable y el encargado un contrato de transmisión de datos.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Informar a la superintendencia de industria y comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Para efectos de recibir las peticiones, reclamaciones y consultas relacionadas con el manejo y tratamiento de datos personales, AVIANET ha destinado el correo electrónico privacidad@aviasolucioneshoteleras.com, para canalizarlas, estudiarlas y contestarlas. Por lo tanto, a dicha dirección podrán enviar sus solicitudes, las cuales se tratarán conforme lo dispone la Ley 1581:

Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestra base de datos. AVIANET suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante AVIANET, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AVIANET con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, AVIANET requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado y se señalará la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• En todo caso, el titular o el causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AVIANET.

• El área responsable para efectuar la recepción y trámite de las reclamaciones es la Gerencia de Seguridad de la Información.

• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

DATOS DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: Operadora de Hoteles Avia SAS

Dirección: Centro de Negocios Andino, Carrera 11 # 82-01 Piso 4, Bogotá DC -  Colombia

Correo Electrónico: privacidad@aviasolucioneshoteleras.com

Teléfono: (+57 1) 3817111

Página web: www.aviasolucioneshoteleras.com 

PREGUNTAS O SUGERENCIAS

Si usted tiene alguna pregunta o consulta acerca del proceso de recolección, tratamiento o transferencia de su información personal, o consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión por favor envíenos un mensaje a la siguiente cuenta de correo electrónico: privacidad@aviasolucioneshoteleras.com.

Para mayor información, sobre AVIANET, la identidad, domicilio y formas de contacto puede consultarlo en la siguiente dirección www.aviasolucioneshoteleras.com. Este sitio web, tiene consigo mismo los términos y condiciones, aplicables a los servicios y productos publicados los cuales pueden ser consultados en cualquier momento para mayor información.

VIGENCIA

AVIANET se reserva el derecho a modificar la presente política para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a buenas prácticas del sector del turismo y los demás sectores de la economía que hacen parte del grupo empresarial. En dichos supuestos, AVIANET anunciará en esta página los cambios introducidos con razonable antelación a su puesta en práctica.